Herausgabe von Unterlagen durch den alten Vorstand

In letzter Zeit häufen sich die Schwierigkeiten nach der Neuwahl der Vereinsvorstände mit der Herausgabe/Übergabe der Vereinsunterlagen - welche Möglichkeiten hat dieser alle Vereinsunterlagen lückenlos und reibungslos zu erhalten?

Sachverhalt:

Ein Ex-Vorstand will die Unterlagen (Kassen- und Buchungsbelege, Unterlagen zur Beantragung der Gemeinnützigkeit und Vereinskommunikation) des Vereins die er im Laufe seiner Tätigkeit als Vereinsvorsitzender hatte, nach seiner Abwahl nicht herausgeben und/oder verbindet die Herausgabe mit einer Geldforderung für ein bei ihm entstandenen Aufwand. Aufforderungen per Einschreiben (mit Rückschein) nimmt er nicht an. Auf einem Vereinstreffen angesprochen, entzieht er sich dem weiteren Gespräch. Bei einem Besuch des aktuellen Vorstands bei ihm zuhause, rückt er die Unterlagen nicht heraus.

Aus der Literatur:
In einem Verein wird ein neuer Vorstand gewählt. Welche Möglichkeiten hat dieser, alle vereinseigenen Unterlagen zu bekommen, da der bisherige 1. Vorsitzende stets alles bei sich zu Hause deponiert und gesammelt hat und wo ist die Grenze zwischen vereinseigenen und privaten Unterlagen?

Die Rechtslage ergibt sich insbesondere für einen ehrenamtlich tätigen Vorstand aus §§ 27 III, 667 BGB.

Danach ist der Beauftrage (= Vorstand) verpflichtet, dem Auftraggeber (= Verein) alles, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt, herauszugeben.
Diese Herausgabepflicht umfasst vor allem sämtliche dem Vorstand vom Verein zur Verfügung gestellten Verwaltungsmittel, also die Schriftstücke, Bücher, Geld, Wertpapiere usw.

Ferner gehören dazu auch alle Geschäftsunterlagen, die während der Amtszeit durch den alten Vorstand erstellt oder erarbeitet worden sind und einen Bezug zur Vorstandstätigkeit für den Verein haben. Insofern kann sich der alte Vorstand nicht darauf berufen, dass er diese Unterlagen für sich „privat“ erstellt hat.

Die Wahrnehmung der ehrenamtlichen Vorstandstätigkeit geschieht treuhänderisch im Auftrag des Vereins. Der Verein ist also darauf angewiesen, dass er nach Ende der Amtszeit alle Unterlagen, Dokumente, Verträge, Bankunterlagen etc. erhält, damit die Vereingeschäfte ordnungsgemäß weitergeführt werden können.
Sollte sich der alte Vorstand weigern, diese Unterlagen herauszugeben, muss der Verein als Auftraggeber gegen das ehemalige Vorstandsmitglied klagen.

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
● Klage auf Auskunft (§ 666 BGB) und/oder
● Klage auf Herausgabe der Unterlagen und Gegenstände (§ 667 BGB).

Die Klage auf Herausgabe ist deswegen nicht ganz unproblematisch, da der neue Vorstand bzw. der Verein wissen muss, was er vom alten Vorstand herausverlangen möchte und dafür konkret in der Klage vortragen und ggf. Beweis antreten muss.
Im Einzelfall ist daher die gerichtliche Geltendmachung dieses Anspruchs nicht ganz einfach und mit einem erheblichen Aufwand und auch Risiko für den Verein verbunden.